audit produksi dan operasi

Audit produksi dan operasi

Pengertian Audit Produksi dan Operasi

Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi audit produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.

Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain :

·     1  Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

·    2  Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.

·    3  Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.

·     4  Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.

·         Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

AUDIT OPERASIONAL TERHADAP FUNGSI PRODUKSI

            Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.

Selain itu, produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen menjalankan fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan produksi yang telah ditetapkan.

Audit produksi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif, dan efisien). Beberapa alasan yang mendasari perlunya dilakukan audit produksi, antara lain:

1.      Proses produksi dan operasi hams berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.

2.      Kekurangan/kelemahan yang terjadi hams ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki

3.      Konsistensi berjalannya proses hams diungkapkan

4.      Pendekatan proaktif haras menjadi dasar dalam peningkatan proses.

5.      Berjalannya tindakan korektif hams mendapat dorongan dan dukungan dari
berbagai pihak yang terkait.

Prinsip-Prinsip umum

1.      Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

2.      Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan kriteria yang telah ditetapkan.

3.      Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan operasi denan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk peningkatan.

TUJUAN AUDIT

1.       Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan planggan.

2.       Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah cermat menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan denga  ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.

3.       Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.

4.       Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien

5.       Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif dan efisien.

6.       Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah brjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihailkannya produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, da waktu yang telah ditetapkan.

7.       Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dn operasi telah melaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan persahaan. 

Manfaat Audit

1.      Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.

2.      Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambata-hambatan yang dihadapi.

3.      Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.

4.      Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

TAHAP – TAHAP AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI :

        i.            Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.

Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee.

      ii.            Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen

Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta variable-variabel yang mempengaruhinya. Veriabel – variable ini meliputi berbagai kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktifitas, praktik yang sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber yang dibutuhkan dalam menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.

Pada tahap ini auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan – gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi dan operasi.

Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.

      Auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective) yang akan didalami pada audit lanjutan.

    iii.            Audit Lanjutan(terinci)

Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan (nonconformances) yang ditemukan auditor.

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan ( audit checklist) yang ditunjukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.

    iv.            Pelaporan

Laporan audit disajikan dengan format :

       1         Informasi latar belakang

Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut.

2            Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit

Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.

3            Rumusan Rekomendasi

Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan yang masih terjadi.

4.            Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit menjelaskan tetang cakupan (luas) audit yang dilakukan sesuai dengan penugasan yang diterima dengan pemberi tugas audit

V Tindak Lanjut

            Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatife perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lajut yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.

RUANG LINGKUP AUDIT

1.      Rencana Produksi dan Operasi

            Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yanga dipersyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersidaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.

            Penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaannya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melaukan perbaikan dan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk memuat tentang :

1)      Jadwal induk produksi

2)      Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

3)      Tingkat persediaan 

4)      Perencanaan keseimbangan lintas produksi

Menjadikan rencana produksi utama sebagai pedoman operasi dalam menunjang startegi pencapaian tujuan perusahaan, beberapa pertanyaan mendasar yang harus dijawab oleh manajer operasi dalam merumuskan rencana produksi tersebut. Pertanyaan-pertanyaan tesebut meliputi :

·         Apakah persediaan akan digunakan untuk menyerap perubahan permintaan selama periode permintaan.

·         Apakah  perubahan-perubahan yang terjadi dalam volume produksi dan operasi akan diakomodasi dengan cara mengubah jumlah tenaga kerja.

·         Apakah perusahaan akan menggunakan tenaga paruh waktu, atau waktu lembur jika terjadi lonjakan permintaan yang melebihi kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya dan bagaimana perusahaan mengelola kapasitas menganggur jika terjaadi penurunan permintaan.

·         Apakah perusahaan akan menggunakan subkontaktor dalam mengantisipasi permintaan yang berfluktuasi, sehingga kestabilan tingkat SDM dapat dipertahankan.

·         Apakah perusahaan memutuskan untuk mengubah harga atau faktor-faktor yang lain, untuk memengaruhi permintaan. 

2.      Jadwal Induk Produksi

Jadwal produksi utama membuat spekulasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan dibuat, sesuai dengan rencana produksi. Rencana ini mencakup input yang akan diproses seperti permintaan konsumen, kemampuan teknis, ketersediaan SDM , fluktuasi persediaan, kinerja pemasok, dan berbagaipertimbangan lainnya. Jadwal produksi ini mendiskripsikan berapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang. Kapan produk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.

Jadwal produksi yang akurat dapat memininumkan biaya persediaan dan penyetelan (set up) mesin karena jadwal ini telah menghubungkan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal pengiriman, penerimaan bahan baku dan pengelolaan kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. Disamping itu, jadwal produksi yang akurat juga dapat meminimumkan kerja lembur (over time), waktu sumber daya yang menganggur (idle time resources) dan penentuan tingkat persediaan yang optimal.

3.      Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi

Perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi yang tepat berkaitan dengan besaran kapasitas yang harus dimiliki. Perusahaan juga harus memiliki dasar dan metode yang tepat dalam meramalkan kebutuhan kapasitasnya dimasa depan. Pengelolaan kelebihan dan penentuan sumber lain jika terjadi kekurangan dalam memenuhi kebutuhan operasi harus dituangkan dalam suatu pedoman tertulis sehingga pengambilan keputusan berkaitan dengan kapasitas tidak bias dengan tujuan produksi dan operasi yang telah ditetapkan. Pertimbangan kapasitas ini harus mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas produksi.

Jika berdasarkan rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih daripada kemampuan kapasitas yang dimiliki, memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan produksi dengan harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan penggunaan kapasitas. Karena pada kondisi ini biaya tetap untuk kapasitas yang menganggur yang menjadi dasar perhitungan harga pokok produk ada dalam posisi nihil (Nol). Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya kapasitas menggangur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.

4.      Tingkat Persediaan

Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Kebijakan tentang perseddiaan bahan baku harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan tetsebut, apakah termasuk dalam kelompok permintaan independen atau permintaan dependen. Hal ini penting sekali karena akan berpengaruh kepada metode permintaan atas persediaan tersebut dalam mendukung efektivitas dan efisiensi, proses produksi dan operasi.

5.      Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi

Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan ini produksi (production line balancing) bertuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancer guna memperoleh optimalisasi pengguna fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan waktu kerja antarstasiun kerja (work station). Elemen-elemen tugas dalam suatu aktivitas produksi dikelompokkan sedemikian rupa diantara stasiun kerja, sehingga diperoleh keseimbangan dalam penggunaan sumber daya produksi. Dengan demikian, tujuan produksi tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien.

Pengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi dapat dilakukan dengan metode coba-coba (trial and error). Metode ini lebih sederhana sehingga mudah untuk diterapkan untuk kasus-kasus dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak. Metode pengelompokan penugasan yang lain adalah metode heuristik, yang memberikan hasil lebih akurat pada kasus jumlah elemen penugasan yang sangat banyak. Metode ini mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai berikut:

·         Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal (tidak ada tugas lain yang mendahuluinya atau tugas yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan).

·         Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia.

·         Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal.

·         Melanjutkan kestasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur diatas sampai semua penugasan selesai.

PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH

Keunggulan laen production, didukung oleh kebijakan dan praktik peroduksi yang secara maksimal mengoptimalkan pengguna sember daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :

1.      Penghapusan persediaan

Produsen dengan laen production memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan (penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan just In Time dalam menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. Mereka menurunkan waktu pemborosan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses operasinya.

2.      Zeno Defect

Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

3.      Meminimalkan kebutuhan tempat (Areal)

Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat (areal) dalam proses produksi. Penataan fasilitas poduksi yang terintegrasi dengan gudang penyimpanaan bahan baku dan produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi

4.      Kemitraan dengan Pemasok

Melibatkan pemasok kedalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar kebutuhan bahan kapadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan. Dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia diperusahaan.

5.      Meminimalkan Aktivitas yang tidak Menambah Nilai

Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perubahan.

6.      Pengembangan Angkatan kerja

Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.

7.      Menciptakan Tantangan dalam Bekerja

Mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi:

·         Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaa)

·         Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur

·         Penanganan material yang terlalu sering

·         Persediaa (bahan baku dan/atau barang jadi)

·         Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.

·         Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)

·         Pengolahan kembali produk cacat

PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI

1.      Maksimumkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan produk (jika diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stock pengaman dan penyerahan yang tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yang telah kalah pentingnya adalah pelanggan internal.

2.      Minimumkan Investasi pada Persediaan

Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung) manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan rencana (jadwal) penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus berjalan seperti halnya hubungan pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan yang minimumkan dan waktu tunggu yang pendek.

3.      Efisiensi produksi dan Operasi

Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan biaya-biaya yang terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan (aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi. Perhatian khusus harus diberikan terhadap supervise pabrik dan tenaga kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan pekerjaan, kesiapan mesin dan peralatan, fasilitas pendukung yang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh baik langsung maupun tidak langsung.

Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut:

·         Pengendalian Bahan Baku

Prngendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima, penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.

·         Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk mematikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan ketentuan penggunaannya.desain dan penempatan peratan yang tepat menjadi faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.

·         Pengendalian Transformasi

Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pengendalian transformasi memegang peranan penting untuk memastikan bahwa proses pengolahanini bejalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada pengendalian ini tugas seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas, kualitas, dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan, inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dari pemprosesan ulang.

·         Pengendalian kualitas

Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.

·         Pengendalian Barang Jadi

Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses, penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya melalui tahapan : (1) verifikasi penanganan, penyimpanan dan inspeksi, (2) pengujian dan distribusi.